メール送信後「あっ、ファイル間違えた！」と気づいても手遅れ——そんな経験はありませんか？
Outlookの送信遅延ルールを設定すれば、送信ボタンを押してから1〜120分間、メールを送信トレイに保留できます。 その間に誤りに気づけば、送信前にキャンセル可能です。
本記事では、クラシック版Outlookで送信遅延ルールを設定する手順を、スクリーンショット付きで解説します。設定は5分程度で完了します。
Outlookを起動し、仕分けルールと通知の管理(L)へ移動する
■クラシックリボン
「ホーム」⇒「移動」⇒「ルール」⇒「仕分けルールと通知の管理(L)」
■シンプルリボン
「ホーム」⇒「…」⇒「ルール」⇒「仕分けルールと通知の管理(L)」
新しい仕分けルール(N)を選択する
「新しい仕分けルール(N)」を選択する。
「送信メッセージにルールを適用する」⇒「次へ」を選択する
「送信メッセージにルールを適用する」⇒「次へ」を選択する。
送信遅延を発生させるための条件を選択し「次へ」を選択する
送信遅延を発生させるための条件にチェックを入れます。ここでは「添付ファイルがある場合」を選択しています。添付ファイルがある場合に、このあと設定する時間だけ送信遅延を発生させます。ここで条件を選択せずに次へ進むと、警告が表示されますが、そのまま設定を進めることができます。
送信遅延の項目をチェックし、遅延時間を設定する
「指定した時間 分後に配信する」にチェックを入れ、ステップ2のボックス内の下線「指定した時間」をクリックします。「配信時間の指定」ダイアログが立ち上がるため、送信を遅延させる時間を指定します。※1分単位で1～120分の間で設定可能です。
設定が完了したら「次へ」を選択します。
↓
例外条件を設定する
送信遅延を発生させたくない特定の宛先があるなどの場合、例外条件を設定できます。設定せず進めることもできます。設定が完了したら「次へ」を選択します。
任意のルール名称を設定「完了」を選択する
仕分けルールの名称を任意に設定します。「この仕分けルールを有効にする(T)」のみにチェックが入っていることを確認し「完了」を選択すると送信遅延のルールが作成されます。
「OK」もしくは「適用」を選択する
新しい仕分けルールが作成されていることを確認し「ＯＫ」もしくは「適用」を選択します。仕訳ルール適用後もこの画面からルールの変更や削除が可能です。
【結果】メール送信時に遅延を発生させることができました
上記の例では、メールにファイルが添付されている場合、送信ボタンを押してから「１分間」は送信トレイにメールが残ります。その間に送信トレイからメールを削除すると送信の取り消しができます。また、送信トレイに残っている状態でOutlookを終了してしまうと送信されず、次回起動時に送信されてしまうので、終業間際のメール送付には注意が必要です。
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